Система продуктивности, которая помогает мне достигать целей

Как заниматься тем, что имеет значение

Я обожаю приложения для продуктивности: таск-менеджеры, календари, заметки и всё такое прочее. Мне нравится организованность и это чувство удовлетворения, когда закрываешь тудушку (вероятно, это просто выброс допамина, но да ладно).

Но что такое продуктивность? Что значит быть продуктивным? Если я закрываю десять тудушек в день, означает ли это, что я продуктивен? А как насчет других дел, которые я хочу сделать, но не делаю? В таких случаях я обычно говорю «у меня нет на это времени». Выходит, что проблема в тайм-менеджмент?

Я начал задавать себе эти вопросы около года назад, и в конечном итоге пришёл к системе, которая сильно мне помогла. Об этом сегодня и расскажу.

Предыстория

Однажды, после закрытия очередного списка дел, я явно ощутил отсутствие каких-либо изменений. Вроде постоянно что-то делаю, а в жизни ничего не меняется. Все эти тудушки, которые я выполнял каждый день, были в основном мелкими повторяющимися делами, которые помогали поддерживать меня на том же уровне, но не способствовали движению вперед.

В то же время, не смотря на мнимую продуктивность, мне всегда казалось, что я ничего не успеваю. Например, мне казалось, что я хочу выпускать больше музыки, но оправдывался тем, что мне просто некогда, и постоянно внутренне от этого страдал.

Получалось, с одной стороны, я не чувствовал никакого прогресса, несмотря на выполнения больших списков дел. С другой стороны, я чувствовал вину и тревогу за то, что чего-то не делал.

После этого я начал размышлять: «Кажется, я застрял, как белка в колесе, и никуда не двигаюсь. Хм, погоди-ка: а куда я вообще хочу двигаться, для начала?».

Это заставило меня задуматься еще глубже, или, скорее, выше, если рассматривать это как увеличение масштаба, и я спросил себя о целях. Буквально, о моих целях в жизни. «Чего я хочу?» — этот простой вопрос стал решающим.

Теперь объясню ключевые понятия этого подхода, а затем дам несколько советов, как превратить его в действенную систему.

Цели

Первое, что важно сделать, — это записать свои цели. Подойдёт ручка и блокнот или любое приложение для заметок, например, Apple Notes, Google Docs, Bear, Notion или любое другое. Я использую Craft, но в данном случае это не важно.

Чтобы узнать свои цели, нужно спросить себя «что я хочу». Звучит до безобразия банально, но на деле мы постоянно так заняты и завалены отвлечениями, что редко задаемся подобными вопросами. По этой причине вам может быть трудно ответить на этот вопрос вначале, и это нормально. Дайте себе немного времени.

Целью может быть что угодно. Провести отпуск в Барселоне может быть целью. Написать научно-фантастический роман. Выпустить альбом. Запустить курс. Купить дом. Посадить дерево. В общем, что угодно.

Записывая цели, будьте очень конкретны и честны. Кроме того, существует неочевидная на первый взгляд разница между фокусом на вводных и результате.

Например, «иметь хотя бы одно выступление в месяц» звучит как хорошая цель для начинающего диджея, верно? Проблема в том, что выступление — это результат, причём зависящий от внешних обстоятельств, в то время как обычно мы не обладаем возможностью контроля над подобными обстоятельствами. Ведь чтобы диджею получить выступление, кто-то должен пригласить его, чтобы оно состоялось. А как вы можете знать наверняка, пригласит ли вас кто-то или нет? Честный ответ — никак.

Другим и, вероятно, более распространенным примером цели, ориентированной на результат, может быть «набрать 5 кг массы» или «сбросить 5 кг веса». И хотя такие цифры очень конкретны, что, по идее, должно быть хорошо, у людей нет над ними прямого контроля. Вместо этого я бы предложил записать это как «Выработать привычку заниматься спортом три раза в неделю», что гораздо более осязаемо и находится под вашим контролем.

Если задуматься над приведенным выше примером, то «выработать привычку заниматься спортом три раза в неделю» тоже на самом деле вряд ли является целью, если только занятие спортом не является самоцелью. Я бы сказал, что для большинства людей физические упражнения — это способ стать здоровее и чувствовать себя привлекательнее. Так что в данном случае настоящая цель скорее всего «Стать здоровее и чувствовать себя привлекательнее», а при этом физические упражнения три раза в неделю — лишь один из многих способов достижения этой цели. Старайтесь подмечать такие вещи и формулировать именно настоящие цели.

Ценности

Если вам повезло и вы точно знаете, чего хотите, то ответ на вопрос «почему я этого хочу» — это ваша ценность. Например, кто-то может сказать: «Я хочу работать удаленно, это моя цель». А почему? Допустим, ответ может быть таким: «Потому что я ценю свободу работать откуда угодно», и в таком случае «свобода» является ценностью для этого человека.

Но иногда это не так очевидно. Поскольку мы живем в монетарном мире, многие вещи привязаны к деньгам или возможностям, которые они могут предоставить, нравится нам это или нет. Например, часто человек может считать свою работу способом оплаты счетов, но не тем делом, которым ему нравится заниматься. Поэтому, чтобы исключить деньги из уравнения, мне кажется полезным следующий мысленный эксперимент.

Представьте, что у вас миллион долларов. Или что у вас почти бесконечное количество денег, и вам больше никогда не нужно о них беспокоиться. Или что общество вообще свободно от денег, и каждый делает то, что хочет. Вы можете выбрать любой сценарий этого мысленного эксперимента, который кажется вам наиболее подходящим, но главный вопрос заключается в том, что бы вы тогда делали? Как бы вы тратили свои ресурсы, время и энергию? Что бы для вас изменилось?

Приведу свой пример. В какой-то момент я предположил, что веду рубрику советов как один из способов увеличения своего дохода. Хотя серия советов совершенно бесплатна, гипотеза заключалась в том, что когда я делюсь полезной информацией, люди начинают видеть мою компетентность и ценность, это помогает распространить информацию о моем имени, и в конечном итоге это влияние приводит к увеличению возможностей для бизнеса и, следовательно, к увеличению дохода. Если сократить весь этот путь, то его можно выразить так: «Я веду серию советов → у меня увеличивается доход». И по правде говоря, этот блог действительно приносит мне дополнительный косвенный доход, поскольку некоторые люди, с которыми я работал, прямо говорили, что узнали обо мне и захотели иметь со мной дело именно из-за моих постов в блоге, что только подтверждало мое изначальное предположение.

Однако после мысленного эксперимента, который я описал выше, я понял, что для меня ничего не изменилось бы. Я бы по-прежнему вел этот блог и серию советов, даже если бы у меня были все деньги мира. Как выяснилось, моя мотивация для этого дела вовсе не финансовая. И это понимание изменило для меня всё.

После этого открытия я перебрал все свои активности, которые я делал (или не делал), и спросил себя «почему». В некоторых случаях мне требовалось продираться через несколько слоев «почему», чтобы добраться до настоящих ответов. Например: «Я делаю А». Почему? «Чтобы получить Б». Почему?. Такое формулирование причин имеет решающее значение, и я узнал о себе много нового. Например, я понял, что не писал музыку не из-за так называемой «нехватки времени», а просто потому что не мог ответить на вопрос «зачем». Банально не понимал, зачем мне это нужно. И это было откровением.

Поэтому запишите свои ценности рядом с вашими целями или где-то еще. Это то, что для вас важно, первоисточник ваших желаний. Как правило, это простые вещи, например, «здоровье», «влияние», «слава», «любопытство» и так далее. Опять же, будьте честны с собой и обязательно поймите, почему вы хотите (или не хотите) определенных вещей, так как это понимание имеет решающее значение.

Проекты и задачи

Когда вы знаете, чего и почему вы хотите достичь, самое время задать себе вопрос «как я собираюсь этого достичь». Здесь на помощь приходят проекты.

Проектом я называю действие, для выполнения которого требуется больше, чем один шаг. Это группа поэтапных небольших дел, которые в конечном итоге помогают достигать цели. Некоторые сложные (обычно долгосрочные) цели могут иметь несколько проектов, другие — только один.

Например, «Спланировать поездку в Барселону» — это проект, потому что он включает в себя более одного шага: «определиться с датами», «купить авиабилеты», «забронировать отель», «составить маршрут», «изучить местые достопримечательности», «упаковать чемодан» и так далее. Все эти маленькие отдельные шаги я называю задачами, или тудушками.

Чтобы отслеживать прогресс всех дел и проектов, я настоятельно рекомендую использовать какой-нибудь менеджер задач. Опять же, это может быть ручка и блокнот, может быть приложение, кому как удобнее. У меня есть отдельный пост о том, как я веду список дел для управления своими задачами и проектами, поэтому здесь я не буду подробно останавливаться на этом.

Квартальное планирование

Постановка целей, формулирование ценностей и их воплощение в жизнь с помощью пошаговых проектов — это всё замечательно, но чтобы это действительно работало, нужна системность. Ведь жизнь не стоит на месте, наши приоритеты, условия и желания меняются. Чтобы отразить эти изменения, я использую ежеквартальное планирование, и само название говорит о том, как часто я это делаю.

Квартальное планирование — это встреча 1 на 1, на которой я сверяюсь с собой. Чтобы сделать этот процесс ещё более приятным, обычно я отправляюсь в новое место, например, какое-то новое кафе, где могу спокойно пару часов посидеть с ноутбуком и чашкой чая.

Во время этого процесса я делаю следующее:

• Осмысливаю результаты прошедшего квартала: коротко описываю, над чем я работал, что мне удалось, что не удалось и что я чувствую.
• Отмечаю выполненные цели, если таковые есть.
• Ставлю новые цели на следующий квартал, убедившись, что эти цели соответствуют моим ценностям и я точно понимаю почему я их хочу. Иногда бывает, что у меня много «хотелок», тогда я выбираю лишь несколько приоритетных из них. А бывает, что я ещё не завершил предыдущую цель, и в таком случае я стараюсь завершить сначала её.
• Определяю для этих целей проекты на следующий квартал и добавляю их в менеджер задач в виде списка конкретных дел.

Это всё может показаться какой-то бесполезной ерундой, но лично мне это даёт ощущение незаменимого спокойствия и ясности. Более того, говоря себе: «В следующем квартале я буду работать над A, B и C», я также фактически говорю, что не буду делать D, E и F, а это не менее важно, ведь это снимает чувство вины за то, что чего-то не делал. Сравните «я не делаю X, потому что у меня нет на это времени» и «я это не делаю, потому что осознанно предпочёл делать другие более значимые для меня сейчас вещи» — это совершенно качественно другое отношение к себе и к миру.

Недельные ревью

В то время как квартальное планирование дает стратегический обзор с высоты птичьего полета, еженедельные ревью помогают не сбиться с пути на более тактическом уровне.

Во время такого ревью я делаю следующее:

• Проверяю события календаря на предстоящую неделю, чтобы оценить, сколько времени я могу уделить своим задачам на каждый день.
• Определяю, на чём мне следует сосредоточиться на следующей неделе исходя из приоритета проектов и занятости на неделе.
• Ставлю дедлайны и напоминания для важных задач, чтобы ничего не упустить.
• Удаляю неактуальные или устаревшие задачи.

По сути, весь этот процесс — это короткая ревизия, в ходе которой я убеждаюсь, что все шаги по достижению целей отражены в моем таск-менеджере. В отличие от квартального планирования, которое обычно занимает пару часов, недельные ревью занимают не более 20 минут. Обычно я делаю их по воскресеньям, чтобы чувствовать себя готовым к предстоящей неделе и не тратить внутренний ресурс на размышления о том, чем мне заняться.

Резюме

Самое важное, чтобы ничего не упустить:

1. Быть продуктивным — значит делать то, что имеет значение. Важно не количество, а последовательность и направление.
2. Выпишите цели. Всё, чего вы хотите добиться или достичь, неважно каких масштабов. Не торопитесь.
3. Подумайте, почему вы хотите достичь именно этих целей — это ваши ценности. Запишите их тоже. Ответы могут вас удивить.
4. Определите действенные проекты и шаги для достижения этих целей.
5. Перенесите эти проекты и дела в ежедневник или приложение.
6. Раз в квартал сверяйтесь, всё ли у вас в порядке, и выбирайте приоритетные цели на следующий квартал.
7. Раз в неделю проверяйте актуальность задач, чтобы не сбиться с пути.

Почётное упоминание

И последнее, но не менее важное: хочу отдать должное Питеру Аккису, который описал всю эту систему. Хотя я читал многие из этих идей в различных статьях и книгах, именно его работа вдохновила и «зацепила» меня больше всего.

Надеюсь, моя скромная статья поможет кому-то тоже.