Главный инструмент для прогресса личных и рабочих проектов
Ранее я рассказывал как веду соцсети и как всё храню и синхронизирую, а сегодня расскажу об ещё одном рабочем инструменте — списке дел.
Какие ещё дела
Список дел — это программа, куда я записываю всё, что мне нужно сделать. При этом делами могут быть как маленькие повседневные задачки в духе «купить хлеб», так и большие амбициозные проекты — например, «сделать курс».
По-английски такие списки называются to-do lists, а дела в них, соответственно, to-dos. Для краткости и няшности я называю их «тудушками».
Подход
Чтобы сделать список и вообще всю систему рабочей, я использую несколько простых правил.
Правило номер один — записывать всё и желательно сразу. Надо кому-то позвонить, куда-то съездить? Запиши. Надо что-то прочитать, купить? Запиши. Надо о чём-то спокойно подумать, когда будет время? Запиши. В три часа ночи пришла гениальная идея? Запиши. Ну, вы поняли. Если в списке дел чего-то нет, значит это не нужно.
Правило номер один — записывать всё. Если в списке дел чего-то нет, значит это не нужно
Главный кайф такого подхода в том, что он освобождает голову. Раз записал, значит можно об этом не думать и сосредоточиться на чём-то другом. Вообще, мне кажется, человеческая голова не очень подходит для того, чтобы много всего помнить — во всяком случае моя точно. А при таком подходе попросту невозможен сценарий, когда ты что-то забыл, ведь программа всё помнит.
Ещё я стараюсь формулировать тудушки так, чтобы всегда было понятно, о чём речь, даже если посмотрю на неё спустя год. Бывает ведь, что быстренько добавишь тудушку, и пока ты находишься в контексте, то всё понятно. А потом смотришь на неё через день и думаешь: «Что я имел в виду-то?».
Например, тудушка «Война и мир». Что это? Прочитать книгу? Купить книгу? Законспектировать книгу? Напомнить другу, чтобы он вернул книгу? Посмотреть фильм? Что сделать-то? Не понятно.
Чтобы было понятно, обычно в начале я ставлю глагол совершенного вида: прочитать, купить, законспектировать. Но и тут есть нюанс.
Смотрите, выше я привёл в пример тудушку «напомнить другу, чтобы он вернул книгу». Но ведь можно написать другу, а друг такой: «Ой, да-да, конечно», и пропадёт ещё на год. При такой формулировке тудушка окажется формально выполенной, ведь вы другу напомнили, но при этом книга так и осталась у него. Поэтому вдобавок к тому, чтобы запись тудушки начиналась с глагола, я ещё стараюсь указывать конечную цель. Узнать цель очень просто — ответить на вопрос «зачем?».
В нашем случае с книгой получится не «написать другу» (напомнить — зачем?), а «вернуть книгу». Или не «позвонить в парикмахерскую», а «записаться на стрижку». Или не «напомнить о предоплате», а «получить предоплату за проект». Чувствуете разницу? Такие простые изменения в формулировках позволяют сфокусироваться на настоящей цели конкретной задачи.
Программа
Дальше я покажу конкретные примеры, как у меня всё это выглядит и работает, поэтому сразу расскажу и о программе.
В течение многих лет я пользовался разными программами: Apple Reminders, Things, Trello, Todoist, Monday, Wunderlist и какими-то ещё, названия которых уже и не вспомню. Сейчас мне больше всего нравится Things.
Сайт программы Things
Вам может не подойти
Все перечисленные выше программы одновременно и очень похожи по своей сути, и очень разные в деталях. Например, Todoist платный — с подпиской; Things платный — с разовой оплатой; Apple Reminders — бесплатный. Wunderlist интегрируется офисным пакетом Microsoft, а Things работает только на операционных системах Apple. Сервисом Trello, кстати, я тоже пользуюсь — правда не для списка дел, а для командных проектов.
Если будете выбирать программу для себя, то обязательно рассмотрите разные варианты, ведь не факт, что то, чем пользуюсь я, подойдёт и вам. Здесь я делюсь общим подходом и опытом, а не советую конкретную программу.
Итак, Things. Вот, как программа у меня обычно выглядит:
Окно программы Things на компьютере. Названия некоторых проектов скрыты по приватным соображениям. Большая часть проектов не поместилась на экран
На первый взгляд может показаться, что здесь очень много всего и в этом трудно разобраться, но на самом деле всё предельно логично и на своих местах.
Приоритеты и сроки
Например, посмотрите в верхний левый угол, где цветные иконки. Там Things автоматически сортирует тудушки по вкладкам, из которых строятся приоритеты и сроки:
Между вкладками можно быстро переключаться нажатием ⌘+1—5
Inbox. Место, куда я быстро записываю всё, пока не забыл. Сюда же некоторые задачи попадают автоматически, про это расскажу дальше.
Today. Дела, которые я планирую сделать сегодня. Обычно этот список я составляю накануне, поэтому с утра я точно знаю, чем мне предстоит заняться. Задачи, которые приходит в течение дня, я сначала оставляю в инбоксе, а оттуда уже планирую их на следующий день или после, и таким образом список дел на сегодня в течение дня не растёт (за очень редким исключением).
Upcoming. Дела, которые запланированы на следующие дни, а иногда месяцы и год наперёд. Заглядываю сюда в конце дня, чтобы понимать, что у меня там дальше по плану, при необходимости корректирую.
Anytime. Дела, которым я не назначил конкретной даты, а значит к которым я могу приступить в любое время. Основная масса тудушек у меня находится именно здесь: обычно таких дел там сотня, две, иногда больше. Самый кайф этой категории в том, что в любое время мне есть, чем заняться. Знаете ведь, как бывает: пилишь-пилишь какое-то большое дело, а потом понимаешь, что устал, КПД снизился, и нужно переключиться на что-то. Или наоборот: все дела на сегодня сделал, такой молодец, а ещё целый вечер свободный, и думаешь, чем бы заняться. И в том, и в другом случае я просто открываю эту вкладку Anytime, из которой выбираю небольшие приятные тудушки, и так постепенно делаю дела.
По теме: жизнь в тридцать лучше, или почему важно найти себе дело
Ещё см. заметку «План прокрастинации» Ильи Бирмана
Someday. Дела, которые я в принципе хотел бы когда-нибудь сделать, но к которым по каким-то причинам не могу приступить в любое время в отличие от задач из категории выше. Как правило, это большие проекты, которые достаточно интересны, чтобы к ним когда-нибудь вернуться, но при этом пока что не настолько важны, чтобы начать их делать.
Проекты и области
Система, которую я описал выше, помогает определиться с приоритетами и сроками: за что и когда браться. Но когда задач очень много (а у меня всегда именно так), то может быть сложно разобраться, что к чему относится. И тут помогает группировка задач в проекты и области.
Проект. Большие задачи, которые невозможно сделать за один присест. Например, нельзя ведь просто так взять и сделать новый выпуск подкаста — это работа на много часов, для выполнения которой нужно: свести микс, записать голос, экспортировать, конвертировать, сделать обложки под разные форматы, сделать видео, срендерить видео, отправить на радиостанцию, залить на Саундклауд, опубликовать в соцсетях и так далее. Такие задачи я объединяю в проекты. У проектов слева показана круглая иконка, которая закрашивается по мере выполнения тудушек в ней.
Область. Проекты не живут сами по себе, они так или иначе относятся к какой-то теме, которая их объединяет, и в Things подобная группировка проектов называется областью. Таким образом получается простая и логичная вложенная структура. Например:
Область → |
Проект → |
Задача |
Релизы |
Binary Star |
Залить превью на Саундклауд |
Подкаст |
122 выпуск |
Записать голос |
Выступления |
Зимний рейв |
Согласовать время сета |
На скриншоте выше видно, что я использую такую структуру для личных дел, музыки, подкаста, букинга, лейбла, ивентов, советов, и ещё десятка других областей, которые остались за кадром. И это очень удобно.
Автоматизация
Выше я писал, что некоторые задачи попадают ко мне в инбокс автоматически. Один из таких примеров — рубрика советов.
Рубрика советов
Раньше было так: человек заполнял Гугл-форму с вопросом в блог. Мне на почту приходило уведомление от Гугла, дескать, «Эй, у тебя там новый результат в форме». Я лез в Гугл-док и копировал оттуда вопрос себе в программу. Разумеется, подобный ручной труд — отстой, не говоря уже о том, что периодически я и вовсе забывал этого делать.
Поэтому я решил этот процесс автоматизировать через сервис Zapier. Если вы не в курсе, то это такой автоматизатор-машртутизатор практически любых сервисов: ему можно сказать, например, «забери данные из этого сервиса, сделай с ними то-то и перешли туда-то». У него есть другой известный конкурент, IFTTT, но мне больше нравится Zapier — пользуюсь им давно и для других программ тоже, очень рекомендую.
zapier.com
Теперь с советами у меня так: человек заполняет Гугл-форму → Zapier видит новую строчку в Гугл-таблице и отправляет мне её содержимое в Things → Мне в инбокс приходит новая, аккуратно оформленная тудушка. Кайф!
***
Если вы тоже пользуетесь тудушками — расскажите в комментариях о вашем подходе и выборе программы, с удовольствием почитаю.