Как я веду список дел

Главный инструмент для достижения прогресса и внутреннего спокойствия

Ранее я рассказывал как веду соцсети и как всё храню и синхронизирую, а сегодня расскажу об ещё одном рабочем инструменте — списке дел.

Какие ещё дела

Список дел — это программа на компьютере и телефоне, куда я записываю всё, что мне нужно сделать. При этом делами могут быть как маленькие повседневные задачки в духе «ответить на сообщение Ивана», так и большие амбициозные проекты — например, «купить квартиру».

По-английски такие списки называются to-do lists, а дела в них, соответственно, to-dos. Для краткости и няшности я называю их «тудушками».

Подход

Чтобы сделать список и вообще всю систему рабочей, я использую несколько простых правил.

Правило номер один — записывать всё и желательно сразу. Надо кому-то позвонить, куда-то съездить? Запиши. Надо что-то прочитать, купить? Запиши. Надо о чём-то спокойно подумать, когда будет время? Запиши. В три часа ночи пришла гениальная идея? Запиши. Ну, вы поняли. Если в списке дел чего-то нет, значит это не нужно.

Правило номер один — записывать всё. Если в списке дел чего-то нет, значит это не нужно

Главный кайф такого подхода в том, что он освобождает голову. Раз записал, значит можно об этом не думать и сосредоточиться на чём-то другом. Вообще, мне кажется, человеческая голова не очень подходит для того, чтобы много всего помнить — во всяком случае моя точно. А при таком подходе попросту невозможен сценарий, когда ты что-то забыл, ведь программа всё помнит.

Ещё я стараюсь формулировать тудушки так, чтобы всегда было понятно, о чём речь, даже если посмотрю на неё спустя год. Бывает ведь, что быстренько добавишь тудушку, и пока ты находишься в контексте, то всё понятно. А потом смотришь на неё через день и думаешь: «Что я имел в виду-то?».

Например, тудушка «Война и мир». Что это? Прочитать книгу? Купить книгу? Законспектировать книгу? Напомнить другу, чтобы он вернул книгу? Посмотреть фильм? Что сделать-то? Не понятно.

Чтобы было понятно, обычно в начале я ставлю глагол совершенного вида: прочитать, купить, законспектировать. Но и тут есть нюанс.

Смотрите, выше я привёл в пример тудушку «напомнить другу, чтобы он вернул книгу». Но ведь можно написать другу, а друг такой: «Ой, да-да, конечно», и пропадёт ещё на год. При такой формулировке тудушка окажется формально выполенной, ведь вы другу напомнили, но при этом книга так и осталась у него. Поэтому вдобавок к тому, чтобы запись тудушки начиналась с глагола, я ещё стараюсь указывать конечную цель. Узнать цель очень просто — ответить на вопрос «зачем?».

В нашем случае с книгой получится не «написать другу» (напомнить — зачем?), а «вернуть книгу». Или не «позвонить в парикмахерскую», а «записаться на стрижку». Или не «напомнить о предоплате», а «получить предоплату за проект». Чувствуете разницу? Такие простые изменения в формулировках позволяют сфокусироваться на настоящей цели конкретной задачи.

Приложение

Дальше я покажу конкретные примеры, как у меня всё это выглядит и работает, поэтому сразу расскажу и о программе.

В течение многих лет я пользовался разными программами: Apple Reminders, Things, Trello, Todoist, Monday, Wunderlist и какими-то ещё, названия которых уже и не вспомню. Сейчас мне больше всего нравится Things.

Сайт программы Things

Вот, как Things выглядит на компьютере:

Приоритеты и сроки

Посмотрите в верхний левый угол, где цветные иконки. Там Things автоматически сортирует тудушки по вкладкам, из которых строятся приоритеты и сроки:

Между вкладками можно быстро переключаться нажатием ⌘+1—5

Inbox. Место, куда я быстро записываю всё, пока не забыл. Сюда же некоторые задачи попадают автоматически, про это расскажу дальше.

Today. Дела, которые я планирую сделать сегодня. Обычно этот список я составляю накануне, поэтому с утра я точно знаю, чем мне предстоит заняться. Задачи, которые приходит в течение дня, я сначала оставляю в инбоксе, а оттуда уже планирую их на следующий день или после, и таким образом список дел на сегодня в течение дня не растёт (за очень редким исключением).

Upcoming. Дела, которые запланированы на следующие дни, а иногда месяцы и год наперёд. Заглядываю сюда в конце дня, чтобы понимать, что у меня там дальше по плану, при необходимости корректирую.

Anytime. Дела, которым я не назначил конкретной даты, а значит к которым я могу приступить в любое время. Основная масса тудушек у меня находится именно здесь: обычно таких дел там сотня, две, иногда больше. Самый кайф этой категории в том, что в любое время мне есть, чем заняться. Знаете ведь, как бывает: пилишь-пилишь какое-то большое дело, а потом понимаешь, что устал, КПД снизился, и нужно переключиться на что-то. Или наоборот: все дела на сегодня сделал, такой молодец, а ещё целый вечер свободный, и думаешь, чем бы заняться. И в том, и в другом случае я просто открываю эту вкладку Anytime, из которой выбираю небольшие приятные тудушки, и так постепенно делаю дела.

По теме: жизнь в тридцать лучше, или почему важно найти себе дело

Ещё см. заметку «План прокрастинации» Ильи Бирмана

Someday. Дела, которые я в принципе хотел бы когда-нибудь сделать, но к которым по каким-то причинам не могу приступить в любое время в отличие от задач из категории выше. Как правило, это большие проекты, которые достаточно интересны, чтобы к ним когда-нибудь вернуться, но при этом пока что не настолько важны, чтобы начать их делать.

Проекты и области

Система, которую я описал выше, помогает определиться с приоритетами и сроками: за что и когда браться. Но помимо них помогает и логическая группировка тудушек в проекты и области.

Проект. Так я называю большие задачи, которые невозможно сделать за один присест. Например, нельзя ведь просто так взять и сделать новый выпуск подкаста — это работа на много часов, для выполнения которой нужно: свести микс, записать голос, экспортировать, конвертировать, сделать обложки под разные форматы, сделать видео, срендерить видео, отправить на радиостанцию, залить на Саундклауд, опубликовать в соцсетях и так далее. Такие задачи я объединяю в проекты. У проектов слева показана круглая иконка, которая закрашивается по мере выполнения тудушек в ней.

Область. Проекты не живут сами по себе, они так или иначе относятся к какой-то теме, которая их объединяет, и в Things подобная группировка проектов называется областью. Например, в моём случае это финансы, домохозяйство, личные дела, проекты и работа. Таким образом получается простая и логичная вложенная структура.

Автоматизация

Выше я писал, что некоторые задачи попадают ко мне в инбокс автоматически. Один из таких примеров — вопросы из рубрики советов.

Задать вопрос в рубрику советов

Раньше было так: человек заполнял Гугл-форму с вопросом в блог. Мне на почту приходило уведомление от Гугла, дескать, «Эй, у тебя там новый результат в форме». Я лез в Гугл-док и копировал оттуда вопрос себе в программу. Разумеется, подобный ручной труд — отстой, не говоря уже о том, что периодически я и вовсе забывал этого делать.

Поэтому я автоматизировал этот процесс через сервис Zapier. Если вы не в курсе, то это такой автоматизатор-машртутизатор: ему можно сказать, например, «забери данные из этого сервиса, сделай с ними то-то и перешли туда-то». У него есть другой известный конкурент, IFTTT, но мне больше нравится Zapier — пользуюсь им давно и для других программ тоже, очень рекомендую.

zapier.com

Теперь с советами у меня так: человек заполняет Гугл-форму → Zapier видит новую строчку в Гугл-таблице и отправляет мне её содержимое в Things → Мне в инбокс приходит новая, аккуратно оформленная тудушка. Кайф!

***

Если вы тоже пользуетесь тудушками — расскажите в комментариях о вашем подходе и выборе программы, с удовольствием почитаю.